GSTમાં નોંધણી નંબર મેળવવામાં પ્રમાણિક વ્યક્તિને તકલીફ ન પડે તે જરૂરી છે પરંતુ તેની સાથે સાથે બોગસ પેઢીઓ નોંધણી નંબર મેળવી ખોટી ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટ તબદીલ ન કરે એ તેટલું જ જરૂરી છે. સેન્ટ્રલ બાર્ડ ઓફ ઇન્ડાયરેક્ટ ટેક્સીસ અને કસ્ટમ્સના ધ્યાનમાં એ બાબત આવી છે કે નોંધણી નંબર માટે અરજી કરનારને અધિકારીઓ દ્વારા નોંધણી નંબરની અરજીમાં આપવામાં આવેલ માહિતી અંગે માંગવામાં આવતા ખુલાસા તેમજ કાયદામાં ઠરાવવામાં ન આવેલ હોય તેવા વધારાના દસ્તાવેજોની માગણી કરવાના કારણે ઘણી મુશ્કેલીઓ પડે છે.
વળી નોંધણી નંબરની અરજીની સાથે સામેલ દસ્તાવેજો અને માહિતીની ચકાસણી માટે જુદા જુદા અધિકારીઓ દ્વારા જુદી જુદી પદ્ધતિઓ અપનાવવામાં આવતી હોય છે. બોર્ડને એવું પણ જણાયું છે કે કેટલીક વખત નોંધણી નંબરની ચકાસણી કરતી વખતે અધિકારીઓ દ્વારા ખોટા ખુલાસા મંગાવવામાં આવતા હોય છે કે જેના કારણ નોંધણી નંબર મોડો મળે છે અથવા નોંધણી નંબર માટેની અરજી નામંજૂર થતી હોય છે. આ અંગે Instruction No. 03/2023 GST ની GST Instruction No. 03/2025 GST દ્વારા તારીખ 14-06-2023ના રોજ અધિકારીઓને. 03/2023 GST આપવામાં આવેલ હતી. આ સૂચનાઓના બદલે નવી સૂચના 03/2025 GST તારીખ 17-4-2025 ના રોજ બહાર પાડવામાં આવેલ છે. આ સૂચનાઓ પૈકી નોંધણી નંબરની અરજી સાથે સામેલ કરવાના દસ્તાવેજોની માહિતી આ લેખમાં આપી છે.
અરજીની ચકાસણી વખતે અરજદાર પાસે માગી શકાતા દસ્તાવેજો
(A) ધંધાની મુખ્ય જગ્યા માટેના દસ્તાવેજો
(a) જગ્યા માલિકીની હોય : નિયમ 8(4)ની સાથે FORM GST REG GST 01 વાંચતા જગ્યા માલિકીની છે તેવું પુરવાર કરવા કોઈ પણ દસ્તાવેજ જેમ કે મિલકત વેરાની છેલ્લી પહોંચ અથવા મ્યુનિસિપલ ખાતાની નકલ કે વીજળી બિલની નકલ રજૂ કરવાની રહેશે. એવી સ્પષ્ટતા કરવામાં આવી છે કે આ પૈકી કોઈ એક દસ્તાવેજ અથવા તેવા અન્ય દસ્તાવેજ જેમકે પાણીનું બિલ કે રાજ્ય કે સ્થાનિક કાયદા હેઠળ ઠરાવેલ જગ્યાની માલિકીના દસ્તાવેજ કે જેનાથી જગ્યાની માલિકી સ્પષ્ટ રીતે પુરવાર કરી શકાય તે રજૂ કરવું પૂરતું રહેશે. કોઈ એક દસ્તાવેજ અરજી સાથે અપલોડ કરવો પૂરતું છે અને જગ્યાની માલિકીના પુરાવા માટે અન્ય કોઈ વધારાના દસ્તાવેજની માગણી કરવી જોઈશે નહીં. આ દસ્તાવેજોની અસલ નકલની માગણી પણ અધિકારીએ કરવાની રહેશે નહીં
(b) ભાડાની જગ્યા હોય : જ્યારે ધંધાની જગ્યા ભાડાની હોય ત્યારે નિયમ મુજબ ભાડાના કરારની સાથે જગ્યાની માલિકી માલિકની છે તે પુરવાર કરવા મિલકત વેરાની છેલ્લી પહોંચ અથવા મ્યુનિસિપલ ખાતાની નકલ કે વીજળી બિલની નકલ અપલોડ કરવી જરૂરી છે. નવી સ્પષ્ટતા કરવામાં આવી છે કે આ નિયમ મુજબના કોઇ એક દસ્તાવેજ અથવા તેના જેવા અન્ય દસ્તાવેજ જેમકે પાણીનું બિલ કે રાજ્ય કે સ્થાનિક કાયદા હેઠળ ઠરાવેલ જગ્યાની માલિકીના દસ્તાવેજ કે જનાથી મિલકતના માલિક પુરવાર થઈ શકે ને રજૂ કરવું પૂરતું રહેશે.
ભાડાની જગ્યાના સંજોગોમાં માલિકની ઓળખાણનો પુરાવો ક્યારે આપવાનો?
બોર્ડના ધ્યાન પર આવેલ છે કે અધિકારી દ્વારા જગ્યાના માલિકની ઓળખાણના વધારાના દસ્તાવેજો જેવા કે PAN કાર્ડ, આધાર કાર્ડ, માલિકના ધંધાની જગ્યાની બજાર કે અંદરના ફોટા વગેરે માગવામાં આવે છે. એવી સ્પષ્ટતા કરવામાં આવી છે કે જ્યારે ભાડા કરાર રજિસ્ટર થયેલ હોય અથવા ભાડા કરાર રજિસ્ટર ન થયેલ હોય પરંતુ વીજળી કે પાણીનું જોડાણ ભાડુઆતના નામે હોય ત્યારે તેવા જોડાણના પુરાવા આપવાથી ધંધાની જગ્યાના માલિકની ઓળખાણ અંગેના કોઈ દસ્તાવેજી પુરાવા રજૂ કરવા જરૂરી નથી. જ્યારે ભાડાનો કરાર રજિસ્ટર ન કરાવવામાં આવેલ હોય અને વીજળી કે પાણીનું જોડાણ ભાડુઆતના નામે ન હોય ત્યારે જગ્યાના માલિકની ઓળખાણની એક પુરાવો જેમ કે PAN કાર્ડ કે આધાર કાર્ડ આપવાની રહેશે.
(c) ઉપરના બેમાંથી એક્ય પ્રમાણેની જગ્યા ન હોય : જ્યારે ધંધાની જગ્યા માલિકીની કે ભાડાની ન હોય : જેમ કે ધંધાના માલિકના પતિ કે પત્ની કે સગા જગ્યાના માલિક હોય તો જગ્યાની માલિકી પુરવાર કરવા કોઈ પણ દસ્તાવેજ જેવા કે મિલકત વેરાની ઉલ્લી પહોંચ અથવા મ્યુનિસિપલ ખાતાની નકલ કે વીજળી બિલની નકલ અથવા તેવા અન્ય દસ્તાવેજ જેમકે પાણીનું બિલ કે રાજ્ય કે સ્થાનિક કાયદા હેઠળ ઠરાવેલ જગ્યાની માલિકીના દસ્તાવેજ તેમજ સાદા કાગળ પર ધંધાની જગ્યાના માલિકનો સંમત્તિપત્ર અને માલિકની ઓળખાણનો કોઈ એક પુરાવો જેમ કે PAN કાર્ડ, આધાર કાર્ડ રજૂ કરવાના રહેશે. આ સિવાય અન્ય કોઈ દસ્તાવેજ કે પુરાવા રજૂ કરવાના રહેશે નહીં.
(d) એકથી વધુ વ્યક્તિ દ્વારા જગ્યા વપરાતી હોય અને ભાડા કે ભાડા પટ્ટાનો કરાર ઉપલબ્ધ હોય : આવા સંજોગોમાં ભાડા કે ભાડા પટ્ટાનો કરાર અપલોડ કરવાની સાથે જગ્યાની માલિકીના પુરાવા માટે મિલકત વેરાની છેલ્લી પહોંચ અથવા મ્યુનિસિપલ ખાતાની નકલ કે વીજળી બિલની નકલ અપલોડ કરવાની રહેશે. જો ભાડા કે ભાડા પટ્ટાનો કરાર રજિસ્ટર થયેલ હોય તો ઉપરોક્ત દસ્તાવેજો ઉપરાંત માલિકની ઓળખાણનો કોઈ પુરાવો આપવાની જરૂરિયાત નથી. પરંતુ જો ભાડા કે ભાડા પટ્ટાનો કરાર રજિસ્ટર થયેલ ન હોય તો ઉપરોક્ત દસ્તાવેજો ઉપરાંત માલિકની ઓળખાણનો કોઈ એક પુરાવા જેમ કે PAN કાર્ડ કે આધાર કાર્ડ રજૂ કરવાનો રહેશે.
(e) ભાડા કે ભાડા પટ્ટાનો કરાર ઉપલબ્ધ ન હોયઃ આવા કેસમાં જગ્યાના માલિકનો સાદા કાગળ પરસંમતિ પત્ર તેમજ તેમની ઓળખાણનો પુરાવો જેવો કે PAN કાર્ડ કે આધાર કાર્ડ અને જગ્યાની માલિકી પુરવાર કરવા કોઈ પણ એક દસ્તાવેજ જેવા કે મિલકત વેરાની છેલ્લી પહોંચ અથવામ્યુનિસિપલ ખાતાની નકલ કે વીજળી બિલની નકલ અથવા તેવા અન્ય દસ્તાવેજ કે જેનાથી જગ્યાની માલિકી પુરવાર થાય જેમકે રાજ્ય કે સ્થાનિક કાયદા હેઠળ ઠરાવેલ જગ્યાની માલિકીની દસ્તાવેજ રજૂ કરવાની રહેશે. આ સિવાય અન્ય કોઈ પુરાવા રજૂ કરવાની જરૂરિયાત નથી.
(f) ભાડા કે ભાડા પટ્ટાની જગ્યા હોય અને ભાડા કે ભાડા પટ્ટાનો કરાર ઉપલબ્ધ ન હોય : આવા સંજોગોમાં આવો એકરાર કરતં સોગંદનામું અને તેની સાથે જગ્યાની માલિકીના પુરાવા માટે મિલકત વેરાની છેલ્લી પહોંચ અથવા મ્યુનિસિપલ ખાતાની નકલ કે અરજદારના નામનું વીજળી બિલની નકલ અપલોડ કરવાના રહેશે. સોગંદનામું ન્યુતમ રકમના નોન-જ્યુડિશિયલ સ્ટેમ્પ પેપર ઉપર ફર્સ્ટ કલાસ જ્યુડિશિયલ મેજિસ્ટ્રેટ કે એક્ઝિક્યુટિવ મેજિસ્ટ્રેટ કે નોટરી સમક્ષ એક્સિક્યૂટ થયેલ હોવું જોઈએ.
(g) SEZ ના અરજદાર માટે : જો ધંધાની મુખ્ય જગ્યા SEZમાં આવેલ હોય અથવા અરજદાર SEZ ડેવલપર હોય તો ભારત સરકાર દ્વારા અપાયેલ આવશ્યક દસ્તાવેજો / પ્રમાણપત્રો અપલોડ કરવાના રહેશે.
(B) ધંધાના બંધારણ અંગેના મુદ્દાઓ
(1) જ્યારે અરજદાર ભાગીદારી પેઢીના ભાગીદાર હોય ત્યારે ધંધાના બંધારણના પુરાવા માટે ભાગીદારી કરાર અપલોડ કરવાનો રહેશે. આ સિવાય બીજા અન્ય કોઈ જ દસ્તાવેજ જેમ કે UDHYAM પ્રમાણપત્ર શોપ એસ્ટાબ્લિશમેન્ટ પ્રમાણપત્ર, ટ્રેડ લાઇસન્સ વિગેરે અરજદાર પાસેથી માંગવાના રહેશે નહીં.
(2) જ્યારે અરજદાર સોસાયટી ટ્રસ્ટ, કલબ, સરકારી વિભાગ, એસોસિયેશન ઓફ પર્સન્સ કે બોડી ઓફ ઇન્ડિવિડયલ્સ સ્થાનિક સત્તાધિકારી, કાનૂની સંસ્થા અને બીજાઓ વગેરે હોય ત્યારે નોંધણીનું પ્રમાણપત્ર કે બંધારણનો પુરાવો અરજદારે અપલોડ કરવાનો રહેશે.
અનુમાન આધારિત પ્રશ્નનો ઊભા કરી શકાશે નહીં
બોર્ડે એવું અનુભવ્યું છે કે અનુમાન આધારિત પ્રશ્નો ઊભા કરીને બિન જરૂરી દસ્તાવેજની માગણી કરવામાં આવે છે. સામાન્ય રીતે અરજીમાં આપવામાં આવેલ માહિતી કે દસ્તાવેજ સાથે સંકળાયેલ ન હોય તેવા નીચે મુજબના પ્રશ્નો ઊભા કરવામાં આવે છે.
(a) જે શહેર કે રાજ્ય માટે નોંધણી નંબર મેળવવા અરજી કરેલ હોય તેમાં અરજદાર / મેનેજિંગ ડિરેક્ટર / અધિકૃત સહી કરનાર રહેતા ન હોય તો તેમના રહેઠાણના સરનામાને લગતા પ્રશ્નો
(b) નોંધણી નંબરની અરજીમાં જે માલનો ધંધો કરવાનો હોય તેના HSN Code જણાવવામાં આવેલું હોય અને તે માલનું વેચાણ જે રાજ્યમાં અરજદાર ધંધો કરવા માગતા હોય ત્યાં પ્રતિબંધિત હોય તો તેને લગતા પ્રશ્નો.
(c) જે પ્રવૃત્તિ કરવા માટે નોંધણી નંબર મેળવવા અરજી કરવામાં આવી હોય તે પ્રવૃત્તિ જણાવેલ જગ્યાએથી કરી શકાય તેમ નથી તેવા પ્રશ્નો
એવી સ્પષ્ટ સૂચના આપવામાં આવી છે કે જે પ્રશ્નો નોંધણી નંબરની અરજીમાં આપવામાં આવેલ માહિતી કે દસ્તાવેજોને લગતી ન હોય તેવા અનુમાન આધારિત પ્રશ્નો નોંધણી નંબર માટેની અરજીની પ્રક્રિયા કરનાર અધિકારી પૂછી શકાશે નહીં.
